I ett ambitiöst projekt blev Facility Management till Joyweek, en fristående leverantör av kontorstjänster och produkter. Allt genom en omfattande och rekordsnabb carveout. Till sin hjälp hade de eKompass, specialister på digitala affärer med fokus på ehandel och kringliggande system.
I fjol beslutade sig Office Management för att renodla sin verksamhet. Fokus skulle enbart ligga på IT-tjänster, vilket innebar att en del i verksamheten skulle avknoppas. Den delen var Facility Management, som nu skulle bli en helt fristående helhetsleverantör av kontorsrelaterade produkter och tjänster.
Processen att separera och omvandla Facility Management till Joyweek var inte bara en namnändring. Det var en fullständig carve-out-operation som omfattade flytt av fem kontor i två länder, hela e-handeln, etablering av nytt varumärke och en omfattande migrering av en komplex IT-miljö – allt detta skulle genomföras på mindre än sju månader.
Totalt handlade det om 18 olika system som skulle migreras; allt från faktureringsystem och
CRM till interna operativa system.
– Vi hade inga system i det nya bolaget, utan skulle upphandla dem och migrera all data från
tidigare system. Vi skulle också få på plats marknads-, HR- och ekonomiavdelning, och en
hel rad andra utmanande uppgifter på den här korta tiden, säger Pontus Olsson, vd för
Joyweek.
Han hade förberett alla medarbetare på att det kunde bli en kaotisk tid under en
övergångsperiod, men det fick han sedan ta tillbaka.
Utmanande tidsram
Processen inleddes i juni. Den dåvarande partnern man hade valt för detta jätteprojekt började med att kartlägga befintliga IT-system, men i mitten av augusti stod det klart för Pontus att partnern inte skulle klara av att hålla den affärskritiska tidsramen. Därför tog man kontakt med eKompass.
eKompass är experter på den här typen av projekt. Företaget erbjuder expertis och vägledning för att effektivisera bland annat e-handelsarbetsflöden, men även andra system, detta utifrån specifika kundbehov.
Pontus fick snabbt förtroende för dem.
– De besitter en enorm kompetens internt om system, flöden och migrering, och har även expertis inom IT-projektledning.
Sedan är sådana här projekt otroligt personberoende. Daniel med teamet upplevde jag älskade att jobba med komplexa utmaningar. För mig var det som att jobba med sin bästa vän. Det var både roligt, utmanande och hela tiden fokus på att det här ska vi lösa, säger Pontus Olsson. Samarbetet inleddes i september. Då påbörjade man upphandling av nya system och satte planen i rullning. Därefter genomfördes migreringen på en enda helg i början av december.
Sömlös övergång, och ett nytt företag föds
eKompass använde sig av en strukturerad metodik för att minimera riskerna i projektet. Detta innefattade regelbundna uppdateringar för att säkerställa att projektet fortskred enligt plan, utan att överskrida budget. En viktig del i deras framgång var utvecklingen av eDash, en dashboard för projektöversikt, vilken gav en klar bild av hur resurserna användes och framstegen i realtid.
– Vi var väldigt många projektledare i olika strömmar, till exempel IT-strömmen, varumärkesströmmen osv. Det var otroligt svårt att få kontroll på hur många timmar konsulterna använde utav de vi hade avtalat. Så Daniels team tog fram en dashboard där alla rapporterade. Vi fick på så vis en översikt och tydlighet i alla strömmar, inte bara IT-delen.
Det skapade bättre kontroll för alla som var med i projektet. Man började sedan migreringen på fredag kväll den 1 december – och tack vare det outtröttliga arbetet från alla inblandade kunde Joyweek inleda sin verksamhet med alla system igång redan på måndag morgon. Medarbetarna möttes av en sömlös övergång, och företaget kunde fortsätta sin verksamhet utan avbrott.
– Jag skulle säga att det eKompass sticker ut med är kommunikation i världsklass. Det fanns aldrig behov av uppföljning och vi fick hela tiden bra rapportering, tydlig struktur och tydliga planer. Det blev ett väldigt simpelt samarbete för att allt fungerade så bra, säger Pontus Olsson. Det enda han har att säga som han skulle ha gjort annorlunda är att stanna upp flera gånger under processen och fira de små framgångarna. – Däremot stannade vi upp och firade allting efteråt, säger Pontus.
Tre snabba fakta om Joyweek
- Levererar kompletta kontorslösningar, allt från inredning såsom växter och kaffemaskiner till bemanning och förbrukningsprodukter
- Omsatte 310 miljoner kronor 2023
- Har 160 anställda i 2 länder och på 5 olika kontor
Svenska 
English (UK) 